Kako se pišu profesionalni e-mailovi

0

Način na koji pišete e-mail neće vas vinuti u visine niti baciti na dno profesionalne ljestvice. Međutim, vaš stil pisanja utiče na to koliko vas ljudi uzimaju za ozbiljno pa čak i koliko ste im simpatični. Donosimo vam deset savjeta za pisanje profesionalnih e-mailova.

 

Provjerite (dva puta) listu primaoca

Ima li išta gore nego kad shvatite da ste upravo proslijedili mail, sa vašim negativnim komentarima, osobi od koje je stigao? Uvijek dva puta provjerite polje za primaoce, tako da vaš mail ne završi u pogrešnim rukama.

 

Ubacite malo ćaskanja

Mailovi trebaju biti kratki i jasni, ali ako ubacite malo neobaveznih detalja, mnogo ćete poboljšati dojam. Na primjer: ne treba vam mnogo vremena ni prostora da ubacite komentar o vremenu ili da napišete “uživajte u vikendu”, a ovi detalji vaš mail mogu učiniti daleko toplijim i bolje prihvaćenim.

 

Provjerite pravopis

Pravopisne greške ostavljaju dojam traljavosti i brzopletosti te odvlače pažnju od onoga što želite reći. Zato budite mudri i provjerite bar dva puta šta ste napisali prije nego što to i pošaljete.

 

Dvije glave su pametnije od jedne

Kada sastavljate veoma osjetljiv ili važan e-mail, zamolite osobu kojoj vjerujete da ga pročita. Na ovaj način saznaćete da li neki dijelovi vaše poruke ostavljaju drugačiji dojam od onog koji ste željeli.

 

Budite sažeti

Poslovni e-mailovi ne smiju se pretvoriti u romane. Ako je tema o kojoj pišete toliko komplikovana da vam treba više od nekoliko paragrafa, vjerovatno je bolje da o njoj prodiskujete uživo ili preko telefona.

 

Budite što precizniji u predmetu maila

Iako mnogi misle da predmet maila nije važan, to je zapravo jedan od najvažnijih elemenata vaše poruke. Vaš šef ili radni kolega će odlučivati o važnosti vašeg maila prvenstveno na osnovu predmeta, jer to je ono što prvo vidi.

 

Prikačite sve potrebne priloge

Ako se vaš e-mail tiče određenog dokumenta (ili više njih), obavezno stavite te dokumente kao priloge kako bi svi primaoci maila imali potpunu sliku teme o kojoj pišete.

 

Naučite suptilno značenje polja CC i BCC

Ako vašu poruku želite dostaviti nekome na uvid, iako se ona prvenstveno ne tiče te osobe, onda njenu adresu unesite u polje CC. Ako želite učiniti to isto, ali ne želite da glavni primaoci znaju kome dostavljate poruku na uvid, unesite adresu osobe u polje BCC.

 

Pažljivo sa upitnicima i uzvičnicima…

Višestruki upitnici i uzvičnici uzrokuju da vaš mail zvuči mahnito i uznemiravajuće. Generalno pravilo je da vam ne treba više od jednog upitnika, uzvičnika ili tačke po jednoj rečenici.

 

…i smajlijima

Isto pravilo vrijedi i za smajlije – jedan smajli tu i tamo uljepšaće vaš mail, ali ubacivanje smajlija u svaku rečenicu može djelovati neprofesionalno i neiskreno.

Autor: minimagazin.info

Preporuke

Nastavi na minimagazin.info